J.4 支援

記録の管理手順を内部規程に文書化します。残す記録は、法令等の特定、個人情報の特定、リスクアセスメントと対応のほか、利用目的の特定、開示等の請求への対応、第三者提供の記録、適正管理への対応などです。さらに、教育の実施、苦情・相談への対応、緊急事態への対応、監視・測定・分析・評価、内部監査、マネジメントレビュー、不適合と是正処置の記録も作ります。
たとえば、教育の参加者名簿、内部監査報告書、委託先の評価表、苦情の受付記録などです。記録は「あとから見て、いつ、誰が、何をしたかが分かる」ことが大切です。保管場所と保管期間も、あらかじめ決めておきましょう。

出典：JIPDEC「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 v1.0】」（PDF）のJ.4.5.5を、わかりやすく言い換えて紹介しています。正確な内容は出典でご確認ください。