J.4 支援

内部規程には、個人情報の特定、法令等の特定・参照・維持、リスクアセスメントと対応、権限と責任、緊急事態への準備と対応、取得・利用・提供、適正管理、開示等の請求への対応、教育、文書化した情報の管理、苦情・相談への対応、監視・測定・内部監査、不適合と是正処置、マネジメントレビュー、違反時の罰則を含めます。事業の内容が変わったら、仕組みが確実に適用されるよう規程を改正します。
たとえば、「個人情報保護規程」のほか、「取得・利用・提供の手順」「委託先管理の手順」「事故対応の手順」などに分けて作る会社が多くあります。内容が実際の業務とずれていないかを、定期的に見直すことが大切です。

出典：JIPDEC「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 v1.0】」（PDF）のJ.4.5.4を、わかりやすく言い換えて紹介しています。正確な内容は出典でご確認ください。