Pマークの運用が出来ている！と勘違いしていることが・・・

結論

「Pマークの運用はできている」と思っていても、更新時に必要な定期作業が抜けていることがあります。入退室やウイルス対策だけでなく、法令一覧表の見直し、委託先の確認、従業員教育、内部監査も運用です。Pマークの運用とは、会社が規程で決めたことを実施し、その記録を残すことです。

「当社はプライバシーマーク（Pマーク）の運用ができているので、更新はあまり心配していません」と話す方もいます。しかし、Pマーク更新時に必要な定期作業を確認すると、運用できていないことが分かる場合があります。

当社：昨年度の法令一覧表の更新はできていますか？

お客様：それは何ですか？

当社：最近、個人情報の取り扱いを外部へ委託しているケースはありますか？

お客様：委託とは、どのようなことですか？

当社：昨年度の従業員教育と内部監査は実施しましたか？

お客様：たぶん実施していません。今年は行おうと思っています。

当社：どのように従業員教育と内部監査を行いますか？

お客様：どうしたらよいですか？

当社：できているとお考えのPマークの運用は何ですか？

お客様：入退室とキャビネットの施錠管理です。

当社：ほかに実施していることはありますか？

お客様：ウイルス対策はしていますが、ほかには特にありません。

この例では、日常の安全管理だけをPマークの運用と捉え、法令一覧表の見直し、委託先の確認、従業員教育、内部監査といった更新時の定期作業が抜けています。Pマークの運用とは、お客様が規程で定めたものです。規程に沿って実施し、その記録を残す必要があります。
Pマーク更新定期作業の一覧を見る

施錠やウイルス対策に加え、自社の規程で定めた定期作業を一覧にして、直近の実施日と記録の保管先を確認しましょう。実施したかどうか曖昧な項目は担当者へ確認し、できていない作業があれば原因と今後の予定を整理します。

ご相談内容がまとまっていなくても、お困りのことからお聞かせください。