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P-MARK RENEWAL

Pマーク更新ガイド

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取得後の日常運用

本人から開示や苦情の求めがあったとき、何にどう応じる必要があるかを解説します。

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Pマーク 取得後の日常運用

GUIDE

本人への開示対応(苦情相談も同様)

結論

本人から個人情報の開示の求めがあった場合は、遅れずに応じる必要があります。開示には、利用目的の通知、内容の開示、訂正・追加・削除、利用や提供の拒否が含まれます。本人からの苦情や相談にも、適切に、すぐ対応しなければなりません。更新審査では、開示請求や苦情相談の有無と、あった場合の処理の記録が確認されます。

開示・苦情への対応

本人から個人情報の開示の求めがあった場合、遅滞なくこれに応じる必要があります。
開示とはJIS Q 15001で以下と定義されています。

  • 利用目的の通知
  • 内容の開示
  • 訂正、追加又は削除
  • 利用又は提供の拒否

また、開示対応とは異なりますが、似ているものとして、本人からの苦情相談にも適切かつ迅速に対応しなければなりません。
なお、更新審査においては、本人からの開示請求、苦情相談があったかどうかが確認され、あった場合、規程通りに処理をしたのかを、本人からの開示請求書、処置記録書等の記録を確認されます。

受付後の流れを決めておく

請求や相談を受けた人が一人で判断せず、担当窓口へ速やかに引き継げるようにします。受付日、依頼内容、本人確認、社内での確認結果、回答内容を記録しておくと、対応の経緯を後から確認できます。

ご相談内容がまとまっていなくても、お困りのことからお聞かせください。

社内にIT担当の方がいなくても大丈夫です。中小企業様専門コンサル会社が、最後までお付き合いします。

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