結論
Pマークの申請前に、運用開始から数週間たった時点で、監査責任者が内部監査を行います。結果は監査報告書にまとめて、社長に報告します。対象は全部署で、事務所が複数あれば事務所ごとに行います。監査をする人は最低2名必要で、コンサル会社の人に頼むこともできます。
監査責任者は運用開始後、数週間を経過した時点で、運用の状況について点検・監査を行います。
監査責任者は監査の結果を監査報告書として社長に報告します。
監査の結果、社内規程が守られていない場合は、守っていなかった部署は是正処置を行います。
なお、監査の対象は全部署となります。
事務所が複数ある場合は、事務所ごとに実施します。
監査する人が所属する部署を監査する場合は客観性がなくなることから、別の人が監査をしなければなりません。
ということは監査を行う人は最低2名必要ということです。
ただ、監査する人は社内の人に限ったことではありません。
例えばコンサル会社の人が監査をすれば、社内に監査をする人を準備する必要はありません。
監査では、規程と現場の両方を確認します
内部監査では、書類があるかだけでなく、決めた手順が各部署の日常業務で実施されているかを確認します。担当者への聞き取りや、保管場所・運用記録の確認などを通じて、規程との違いを整理します。見つかった課題は、担当部署と改善方法を決め、対応した結果まで確認できるように記録します。
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