J.4 支援

管理の手順を内部規程に文書化し、そのとおりに実施します。手順に含めるのは、発行と改正、改正内容と版数の関連付け、必要なときの参照のしやすさ、内容が適切かのレビューと承認です。参照しやすさには、言語やソフトウェアの版、図表といった適切な形式や、紙か電子かといった媒体も含まれます。
たとえば、規程の表紙や末尾に「版数」「制定日」「改正日」「承認者」を書く方法があります。何を、いつ、どう変えたのかを一覧で残しておくと、古い版との違いがすぐ分かり、審査のときにも説明しやすくなります。

出典：JIPDEC「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 v1.0】」（PDF）のJ.4.5.3を、わかりやすく言い換えて紹介しています。正確な内容は出典でご確認ください。