J.4 支援

必要なときに、必要な場所で使える状態にします。機密性や完全性が失われないよう保護し、配付、アクセス、検索、利用を管理します。読みやすい状態での保管・保存、変更（版の管理）、保持、廃棄の管理も必要です。仕組みに必要な外部の文書も管理します。アクセスの管理には、見られる人だけでなく、変更できる人の決定も含まれます。
たとえば、最新版だけを共有フォルダに置く、古い版には「廃止」と表示する、閲覧と編集の権限を分ける、といった方法があります。紙の文書は、保管場所に鍵をかけ、不要になったらシュレッダーで処分しましょう。

出典：JIPDEC「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 v1.0】」（PDF）のJ.4.5.2を、わかりやすく言い換えて紹介しています。正確な内容は出典でご確認ください。