J.4 支援

作るものは、個人情報保護方針、内部規程、規程の手順で使う様式、計画書、そして指針が求める記録です。このほか、仕組みを動かすのに必要と判断した文書や記録も作ります。「決めたことは文書に、やったことは記録に」残すのが基本です。
実務では、「どの文書を、誰が、いつ作るか」を一覧にした文書管理表を作ると便利です。必要以上に文書を増やさず、仕組みを動かすのに本当に必要なものを選ぶことも、続けやすさのコツです。

出典：JIPDEC「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 v1.0】」（PDF）のJ.4.5.1を、わかりやすく言い換えて紹介しています。正確な内容は出典でご確認ください。