J.4 支援

報告が必要になる関係機関と関係者を、あらかじめ特定します。緊急事態を見分ける手順と対応手順を内部規程に文書化し、本人への速やかな通知、事実関係・原因・対応策の遅滞ない公表（できる範囲で）、関係機関への直ちの報告を入れます。関係機関には、プライバシーマーク（Pマーク）の付与機関（審査機関経由）や個人情報保護委員会などがあります。実際に起きたときは、決めた手順どおりに対応します。
たとえば、「メールを誤送信した」「パソコンを紛失した」「不正アクセスを受けた」といったケースを想定し、誰に連絡し、何を調べ、どう公表するかを決めておきます。連絡先一覧と手順をまとめ、訓練しておくと、本番で動きやすくなります。

出典：JIPDEC「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 v1.0】」（PDF）のJ.4.4.2を、わかりやすく言い換えて紹介しています。正確な内容は出典でご確認ください。