J.10 個人情報に関する本人の権利

法令に特別の手続がある場合を除き、遅滞なく、電磁的記録の提供も含めて、本人が指定した方法で開示します。その方法が困難（多額の費用がかかる場合など）なときは、書面の交付にします。全部または一部を開示しなくてよいのは、本人や第三者の権利利益を害するおそれがある場合、業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、法令に違反する場合に限られます。書面にした場合や開示しない場合は、遅滞なく通知し、理由を説明します。該当する情報がないときも、その旨を伝えます。
たとえば、「紙で送ってほしい」「PDFで送ってほしい」といった希望に、できるだけ応えられるよう準備しておきます。開示しない場合や、方法を変えた場合は、その理由を本人に分かりやすく説明しましょう。対応の記録も残します。

出典：JIPDEC「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 v1.0】」（PDF）のJ.10.5を、わかりやすく言い換えて紹介しています。正確な内容は出典でご確認ください。