J.4 支援

決めるのは、内容、時期、対象者、実施者、手順、方法の6点です。ふだんの社外向けの対応には、方針の公表、本人からの開示等の請求への対応、苦情・相談への対応があります。社内では、報告、連絡、相談、承認などが当たります。緊急時の連絡は、J.4.4.2で決めます。
たとえば、「個人情報の問い合わせは総務が受け付ける」「事故は発見した人がすぐ管理者に連絡する」と決めておくと、慌てずに済みます。窓口や担当が変わったら、社内外への案内もあわせて直しましょう。

出典：JIPDEC「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 v1.0】」（PDF）のJ.4.4.1を、わかりやすく言い換えて紹介しています。正確な内容は出典でご確認ください。