J.8 取得、利用及び提供に関する原則

取り扱うかどうかの方針を決め、取り扱うなら手順を内部規程に文書化します。作成するときは、個人情報保護委員会規則の基準に従って加工し、削除した情報（削除情報等）は漏えいを防ぐ措置をとります。利用では、目的の特定、利用目的の公表、他の情報との照合の禁止、連絡先などを使った連絡の禁止を守ります。提供できるのは、委託、共同利用、事業承継、法令に基づく場合に限られ、不要になった情報は遅滞なく消去します。
たとえば、社内で顧客データを分析するときに、氏名などを削除して扱いやすくする場合などが、考え方の例です。取り扱う予定がない場合は、「取り扱わない」という方針を決めて、文書に残しておくことで、審査でも説明しやすくなります。

出典：JIPDEC「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 v1.0】」（PDF）のJ.8.10を、わかりやすく言い換えて紹介しています。正確な内容は出典でご確認ください。