J.5 運用

運用の手順を内部規程に文書化します。指針の要求事項と、J.3で決めた活動を、計画し、実施し、管理します。計画した変更は管理し、意図しない変更があれば結果を確認して、悪い影響を減らす処置をとります。外部に委託した業務も管理の対象です。これらの記録は、必要なときに使える状態にしておきます。
たとえば、「新しい取引先と契約するときは、個人情報の取り扱いを確認する」「新しいクラウドサービスを使う前に、リスクを確認する」といった流れを、手順として決めておきます。決めたルールが現場で守られているかも、時々確かめましょう。

出典：JIPDEC「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 v1.0】」（PDF）のJ.5.1を、わかりやすく言い換えて紹介しています。正確な内容は出典でご確認ください。