J.7 改善

責任と権限を定める手順を、内部規程に文書化します。不適合が起きたら、まず管理・修正の処置をとり、その結果に対処します。次に原因を調べて特定し、同じことが他にないか、起こりそうかを確かめます。是正処置を計画・実施し、効果を評価します。必要なら仕組みも改善し、証拠の記録は原則としてトップが承認します。きっかけは、監視や監査のほか、事故や苦情の発生などです。
たとえば、「持ち出し簿に記入漏れがあった」場合、記入するよう指導するだけでなく、「なぜ漏れたのか」を考えます。置き場所が遠い、記入が面倒、教育が足りないなど、原因を見つけて直すと、同じ失敗が減ります。

出典：JIPDEC「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 v1.0】」（PDF）のJ.7.1を、わかりやすく言い換えて紹介しています。正確な内容は出典でご確認ください。