コラム・お役立ち情報

プライバシーマーク（Pマーク）は、取得できたらおしまいではありません。取得後は、毎年の運用や、内部監査、教育、見直しを続けていきます。この記事では、コンサルタントの目線で、取得後の運用で困りやすいことを6つ紹介します。

1. 担当者が替わって、引き継ぎができていない

Pマークの担当者が、異動や退職で替わると、「何をいつやるのか」が分からなくなることがあります。担当者ひとりの頭の中にだけ、運用の流れが入っている状態は危険です。

ポイント：年間の予定表を作って、複数の人が見られる場所に置きます。担当者のほかに、もうひとり「補佐」を決めておきます。

2. 審査の前だけ、あわてる

ふだんは忙しくて何もせず、審査の前に、まとめて記録や書類を整える。これは、とても多いパターンです。一度にやると負担が大きく、抜けやミスも出やすくなります。

ポイント：毎月または3か月ごとに、小さな点検を入れます。「今月は教育」「来月は委託先の確認」のように、分けてやります。

3. 台帳や委託先の一覧が、古くなる

個人情報の台帳や委託先の一覧は、作ったときは正しくても、時間がたつと実際とずれていきます。新しい業務、新しいお客様、新しい委託先が増えるたびに、変わるものです。

ポイント：「新しい業務やサービスを始めるときは、台帳も更新する」と決めておきます。年に1回の見直しだけに頼りません。

4. 新しいツールを使い始めても、ルールを見直していない

チャットツールやクラウドサービス、新しいアプリなどを、現場の判断で使い始めることがあります。使い始めたあとで、ルールや台帳に反映されていないことがよくあります。

ポイント：新しいツールを使う前に、「個人情報を扱うか」「委託先にあたるか」を確認する流れを作ります。

5. 書類が増えすぎて、誰も読まない

心配になって書類を足していくうちに、数も量も増えて、誰も読まなくなってしまうことがあります。読まれない書類は、運用の負担になるだけです。

ポイント：実際に使っているか、役に立っているかを見て、減らすことを考えます。当社の書類スリム化サービスでも、ご相談いただけます。

6. 教育を受けていない人を、追いきれない

全員に教育を受けてもらう決まりでも、出張や休みなどで、受けていない人が出ます。人数が増えるほど、誰が済んでいて誰が済んでいないかを追うのが大変になります。

ポイント：対象者の名簿で、受けた人と受けていない人を、いつでも見られるようにします。期限を決めて、案内を出します。当社の「セキュトレ」「Pトレ・iトレ」は、受講の状況を確認しやすいサービスです。

まとめ

運用が回らなくなる原因は、「人に頼りすぎる」「一度にやろうとする」「増やしすぎる」の3つにまとめられます。反対に、「仕組みにする」「小さく分ける」「減らす」を意識すると、無理なく続けやすくなります。

取得後の運用でお困りのときは、Pマークの運用・更新の支援もご覧ください。