J.8 取得、利用及び提供に関する原則

個人データを第三者に提供したときは、提供の記録を作成し、必要な期間保管します。記録が不要なのは、委託、事業承継、共同利用、法令に基づく場合などに限られます。提供を受けた相手が受け取り時に行う確認にも、適切に応じます。
たとえば、「いつ、誰に、どの本人の、どの情報を渡したか」が分かる記録にします。台帳や提供簿のかたちで管理し、提供のたびに記入するルールにしておくと、記入漏れを防げます。記録は、本人からの開示請求にも使います。

出典：JIPDEC「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 v1.0】」（PDF）のJ.8.8.2を、わかりやすく言い換えて紹介しています。正確な内容は出典でご確認ください。