結論
規程を文書にしたら、従業員はその規程に沿って、個人情報の取り扱いや安全管理措置を運用します。運用を始めてから、守れない規程や続けにくい規程が出てきた場合は、規程を修正して、現実的に運用できるようにします。
従業員は文書化した社内規程に沿って、個人情報の取扱いや安全管理措置を運用しなければなりません。
例えば社員募集をする時の社内規程は以下となります。
1）履歴書を本人からもらう前に同意書に署名をもらう ←個人情報の取扱い
2）履歴書は鍵付きキャビネットに保管する ←安全管理措置
このように決めた社内規程を運用するということです。
運用開始してから、守れていない規程や継続が困難な規程も出てくる可能性があります。
その場合は規程の修正を行い、現実的な運用ができるようにしなければなりません。
決めたルールを日々の仕事で確かめる
運用を始めたら、規程に書いた方法で実際に作業できているかを確認します。担当者が変わっても同じように扱えるか、必要な記録が残せているかも見ておきます。守りにくい手順が見つかった場合は、理由を確かめたうえで、必要な管理を保ちながら業務に合う方法へ見直すことが大切です。
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