昨年度実施していない教育と監査はどうしたらよいか

結論

前の年度に教育や内部監査を実施していないと分かったときは、実施したことにして記録を作ってはいけません。未実施の原因を確認し、必要な教育や監査を実施して、実際の実施日と内容を記録します。更新申請や審査では、実施状況を事実のとおりに説明します。

実施していない教育・監査の記録は作らない

プライバシーマーク（Pマーク）の更新を前に、過去の従業員教育や内部監査を実施していないことが分かった場合、実施済みの記録を作って埋め合わせてはいけません。個人情報を取り扱う従業員への教育と、PMSの運用を確認する内部監査について、実際の状況を整理します。

未実施の原因と、今後の対応を確認する

なぜ実施できなかったのかを確認し、必要な教育・監査を実施して、実際の実施日と内容を記録します。年間計画、担当者、実施時期を見直し、次の運用で同じ未実施が起きないようにすることも大切です。
更新申請や審査では、実施状況を事実どおりに説明します。未実施を伝えれば必ず認められる、1回だけなら問題ない、ということではありません。必要な対応は自社の審査機関の案内に沿って確認しましょう。

再発を防ぐための予定管理

未実施が分かったら、教育と監査をそれぞれ誰が計画・実施・確認するかを決めましょう。年間予定に実施時期を記載し、終了後は記録の保管まで確認します。担当者の変更時にも予定を引き継げるようにしておくと、同じ作業の漏れを防ぎやすくなります。

実施していない教育・監査の記録は作らない

未実施の原因と、今後の対応を確認する

再発を防ぐための予定管理

ご相談内容がまとまっていなくても、お困りのことからお聞かせください。