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取得アドバイス

プライバシーマーク更新は自力で可能か

Pマークの更新を自社だけで進められるのか、その前提条件を解説します。

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Pマーク更新は自力で可能か

結論

Pマークの更新は、基本的に自社だけでも可能です。ただし、取得のときに決めた運用を、取得後も自社で続けられていることが前提です。運用できていないまま更新審査を受けると、指摘が多く出て、改善報告の作成にも手間がかかります。

よく「プライバシーマーク(Pマーク)更新は自社のみで可能か?」とご相談を受けることがあります。
(正直、取得されていないお客様は、そもそもやるべきことがお分かりにならないので、このご質問への回答は一言では難しいのですが……)
基本は可能です。
当社のお客様も数多く自社のみで更新をされています。
ただし、取得の際に定めた運用を取得後も引き続き自社で出来ていればという前提があります。
もし、運用が出来ていないまま、更新審査を受けますと、沢山の指摘を受け、急遽運用を実施しなければならないことや、また、改善報告の作成に手間取ります。
例えば、Pマークは年に1回の従業員教育を実施しなければいけません。
ということは、取得後から更新までの間は2年間ですので、2回の従業員教育を実施する必要があります。
もし、2回の従業員教育を実施せずに更新申請をしたならば、指摘として即時従業員教育の実施を求められると思います。
また、審査機関の審査ガイドライン、法令やガイドラインも年に数回程度、追加になることが多く、この部分は資料に盛り込まなくてはいけません。
※この例えは極一部ですので、他にも沢山の運用があります
このことから、確かにコンサルタント費用はかかったとしても、効率的に更新準備ができるので、自社の人件費(残業代)等を考慮に入れると、コンサルタントに協力してもらう方がコストパフォーマンスは高いと思います。

更新前の現状確認

自社で更新を進める場合は、教育や内部監査などの実施記録、個人情報の管理台帳、委託先や法令の見直し状況を確認します。不足している作業は担当者と期限を決め、必要な部分だけ外部の支援を受ける方法もあります。

ご相談内容がまとまっていなくても、お困りのことからお聞かせください。

社内にIT担当の方がいなくても大丈夫です。中小企業様専門コンサル会社が、最後までお付き合いします。

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