本文へ移動
株式会社ワークストラスト
情報セキュリティ クラウドサービス
P-MARK ACQUISITION

取得アドバイス

別会社とのフロア共有でプライバシーマーク取得できる?

別会社とフロアを共有していてもPマークを取得できるのか、必要になる運用とあわせて解説します。

取得と更新の手順を確認するイラスト
GUIDE CATEGORY Pマーク取得ガイド

取得アドバイス

GUIDE

別会社とのフロア共有でPマーク取得できる?

結論

別の会社とオフィスのフロアを共有していても、それだけでPマークを取得できなくなるわけではありません。自社が扱う個人情報を、共有先の従業員や来訪者から適切に守れる運用を考えます。書類の置き場所、見られる人、来訪者が入れる範囲を整理し、入退出管理などは共有先の会社にも協力してもらう必要があります。

共有フロアで個人情報を守るために

別会社とオフィスを共有しているとプライバシーマーク(Pマーク)を取得できないと思われるかもしれません。しかし、共有していることだけで取得の可否が決まるわけではありません。Pマークでは、自社が取り扱う個人情報を、共有先の従業員や来訪者から適切に保護できる運用を考えます。
例えば、顧客の書類や従業員の個人情報を置く場所、書類を閲覧できる人、来訪者が立ち入る範囲を整理します。共有の受付や会議室でも、他社の人に個人情報が見えたり、書類を持ち出されたりしないようにすることが大切です。

共有先と確認しておく運用

入退出管理、共有設備の使い方、秘密保持など、両社に関係する運用は共有している相手方の会社にも協力いただく必要があります。自社だけで決めて終わらせず、担当者同士で実施方法と責任分担を確認しましょう。

  • 入退出管理
  • 従業員教育
  • 機密保持契約 ※Pマーク取得する会社との間

共有スペースを確認する手順

まず、自社と共有先が使う場所を図にして、個人情報を扱う席、保管場所、受付、会議室などを確認します。そのうえで、他社の従業員や来訪者から情報が見えないか、施錠や片付けを誰が担当するかを話し合い、決めた方法を日常的に実施できる形にしましょう。

ご相談内容がまとまっていなくても、お困りのことからお聞かせください。

社内にIT担当の方がいなくても大丈夫です。中小企業様専門コンサル会社が、最後までお付き合いします。

050-5369-0854営業時間 9時〜18時(土日祝除く)
お問い合わせ