これからプライバシーマークの現地審査を迎える方としては、どのような事を聞かれ、どのように答えればよいのかは大変気になると思います。

実際の現地審査であった質問で出題率が高いものを１１０個以上揃えました。
要は「過去問」です。

現地審査の最初に行われる代表者へのインタビューも想定問答としてまとめてあります。

「傾向と対策」を知ることにより、、
・イメージトレーニングができ、安心して審査日に望めます
・事前に不備等をつぶすことができます

現在、本サイト限定の発売記念キャンペーンとして20%でご提供しております。
お早めにお申し込みください！

【特長】
・代表者への想定問答あり
・想定問答１１１例　※2008年7月現在
・留意事項のコメント付き
・JISQ15001:2006対応

【商品情報】
商品名：プライバシーマーク　現地審査の「傾向と対策」
商品形態：小冊子（A4全46ページ）　※サイズ、 ページ数は変わる場合がございます
サンプル：こちらから
小売価格：21,000円（税抜き20,000円）　キャンペーン期間中につき20%OFF　16,800円（税抜き16,000円）
お支払い時期：前払い
納品方法：メール便での納品となります。
納期：金曜日までの入金分を翌週水曜日迄に発送いたします。

【使用許諾の締結】
お振込み前に使用許諾契約をダウンロードいただき、ご同意のチェックとご署名をいただき、
FAX(03-6909-3187)を下さい。
同業への流失を防ぐ意味で少々厳しい内容となっておりますことをご了承ください。

【ご注意事項】
ご注文は法人様に限ります。（＝振込名義も法人様）
※ 原則 co.jp　のドメインのみ受け付けます
個人の方やコンサルタント、コンサルティング会社の方と見受けられる場合はご対応いたしません。
※ お支払いをしていただいても対応いたしませんことをご了承願います
商品の性格上、返品、返金には応じられません。

【ご注文はこちらから】
・下記のフォームからお申し込みください。
・当社より、ご振込先口座を記載した注文受理メールを送信させていただきます。   

当社としては、そういったお客様の要望にお応えしたいという気持ちはありますが、しかし、この場を借りてはっきり申し上げます。

「文書作成代行サービス」はお客様の為にならない。

この理由をお知りになりたい方は下記フォームに必要事項を入力してください。
資料のダウンロードURLをご案内いたします。

なお、お申し込みはエンドユーザ企業様に限ります。個人の方やコンサルタント、コンサルティング会社の方と見受けられる場合はご対応いたしません。
※フリーメールや個人アドレスからのお申込も対応いたしかねますことをご了承願います

企業向け研修・カウンセリングを行う株式会社キャリアプロジェクト（東京・豊島区）は、プライバシーマークの自主取得に挑戦をしている。ワークストラスト「プライバシーマーク自主取得コース」を受講したばかりの興津祥子社長と中村弘子氏に、受講の理由、受講後の感想などを詳しく伺った。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

■　「プライバシーマーク自主取得コース」はどのように行われたか

―　では、実際に「プライバシーマーク自主取得コース」がどのように行われたのか伺っていきます。コース受講に当たって、何か事前準備は必要なのですか。
特に事前の勉強などの必要はなく、3人とも全くゼロの状態で受講の日を迎えました。ワークストラストからは事前にメールで「マニュアル」と「各種サンプル」が送られてきましたので、それを人数分印刷しておきました。

―　「マニュアル」とは何ですか」
プライバシーマークの文書テンプレートで、ワークストラストが通常のコンサルティングで使用しているものだそうです。これをテキストのようにし、どこを自社向けにアレンジしていくかというような具体的な話で進んでいきました。

―　講義のように一方的に話を聞くスタイルなのでしょうか。
いえ、講義という感じではなく、まず説明を受けてわからないことはその都度質問に答えていただく形式で行われました。

最初は、今後やるべき業務量の多さに圧倒されました。業務委託先の会社まで追いかけて個人情報の洗い出しを行わなければならないなどは初めて知ることで、思っていたよりもやることが多そうだなと。でも、大変だなと思う反面、これは会社にとって非常にいいことだとも思いました。

―　どのあたりが「非常にいい」と思ったのですか。
「個人情報の洗い出し」という作業は、業務整理、業務分析なのだということに気づきました。これをマニュアルに沿って行っていくことにより業務の標準化ができ、今後新入社員が入ったときの教育にも使えると思いました。そう考えれば一見面倒で後ろ向きに思える作業も、前向き、建設的な業務になり、楽しんでできるかもしれません。

午前、そして午後と時間が進むにつれ、最初「人ごと」のようにして聞いていたことが徐々に自分たちの具体的作業に置き換えて考えられるようになりました。するとどんどん疑問がわいてきて、かなりたくさん質問したと思います。コンサルタントさんにはその一つ一つに丁寧に、そして的確に答えていただきました。

―　コースは何時間行われたのですか。
朝10時に始まり、終わったのが20時半でした。最初は、10時から17時ぐらいまで、普通のオフィスアワーで終わるのかな、と思っていたのですが、20時を過ぎてしまったのは私たちが質問攻めにしたからかだと思います（笑）。

―　長時間で疲れませんでしたか。
終了後はさすがにちょっと疲れましたが、1日を有効に使えたという充実感のほうが大きかったです。受講前には漠然と「やらなければ」と思っていたことが、受講後は具体的な行動リストになり、プライバシーマークを取得までの見通しがつきました。後はそれをやっていくだけです。

■　「プライバシーマーク自主取得コース」受講のメリット

―　実際に受講されてみて、「プライバシーマーク自主取得コース」の受講のメリットは何だと思われますか。
「プライバシーマーク自主取得コース」を受けるメリットは3つあると思います。

メリット１：「時間が大幅節約できること」
たった1日でプライバシーマーク取得のためのすべてのプロセスの説明を受け、ポイントを学ぶことができました。それも一般論ではなく、自社向けのカスタマイズの方法を教えてくれました。

メリット２：「カスタマイズ箇所が一目でわかるマニュアル」
ワークストラストのマニュアルは、他のコンサルティング会社のものと比べて分量が少ないのでやりやすいということは聞いていましたが、それに加えてカスタマイズするべき箇所が赤字になっているところが非常に便利だと思いました。マニュアルのページをめくっていって、赤字になっているところを自社向けに書けばいいと思うと気が楽です。

メリット３：「プライバシーマーク管理ツール」
自主取得コースに申し込むとExcelベースの管理ツール（Pmark Plus）を付属でいただけるのですが、おまけのようなつもりでいたら、これがとても使いやすくて便利でした。こういうツールも込みでの受講価格なので、非常にリーズナブルに感じました。

―　逆に「もっとこうだったらいい」という要望はありますか。
サンプル文書の右肩あたりにインデックスをつけて欲しいと思いました。メールでいただくときにはフォルダごとになっているのですが、印刷してしまうとどの文書がマニュアルのどこに対応しているサンプルなのかわからず、受講時に文書を探すのにちょっと苦労しました。

※ワークストラストコンサルタントから一言
早速ご意見を反映させていただき、マニュアルとサンプル文書の対応ができるように工夫しました。貴重なご意見ありがとうございます。

■　自主取得の上で気をつけていくこと

―　キャリアプロジェクトではプライバシーマーク取得はいつ頃を予定していますか。
2008年12月の取得を目標としています。6月末までに個人情報を整理し、その後リスク分析を行っていく予定です。

―　今後自主取得を行っていく上で気をつけていくこと、心がけていることがあれば教えてください。
マイルストーンになるコンサルタントの定期訪問がない自主取得では、油断をすると作業がずるずる後回しになる可能性があります。それが私たちが一番気をつけなければならないことだと思っています。そうならないために、きちんとした作業プランを立て、それを必ず守っていこうね、と言っています。

また、メンタルヘルスの専門家としての立場で言えば、「取得業務を必要以上にストレスに思わない」ことも大事だと思っています。先ほど述べたように、個人情報の洗い出しやリスク分析を「自社の業務分析となる前向きな作業」として取り組みたいと思っています。

■　今後の期待

―　今後の期待があれば教えてください。
ワークストラストさんの丁寧なご指導には感謝しています。コースは終わってしまいましたが、私たちはこれからが本番です。良いご報告ができるように3人で頑張りたいと思います。ありがとうございました。

当社はこれまで２００社以上からＰマークに関するご相談を受け、実際に取得のお手伝いを行ってきました。

一口に２００社と言ってもそれぞれ業種も規模もバラバラ。
その中でも「すんなり取得できる会社」と「かなり難航してしまう会社」がありますが、そこにある法則性があることに気づきました。

下記フォームに必要事項を入力してください。
明日、第１回を配信させていたき、５回に渡ってその法則について解説をしていきたいと思っています。

１回目配信内容　「担当者はなるべく２名以上が良い」
２日目配信内容　「２週間を期限とする」
３回目配信内容　「１００点でなく８０点を目指す」
４回目配信内容　「規格を理解する」
５回目配信内容　「審査員にきちんと説明する」

なお、お申し込みはエンドユーザ企業様に限ります。個人の方やコンサルタント、コンサルティング会社の方と見受けられる場合はご対応いたしません。
※フリーメールや個人アドレスからのお申込も対応いたしかねますことをご了承願います

アートスキャナは、商業印刷の工程の中の、「製版」という工程を受け持っている会社です。化粧品のポスター、旅行のパンフレット、レストランのメニュー、牛乳パックなど様々な印刷物の製版を手がけています。

--　アートスキャナの強みは何ですか。

「美しい色の版を作ること」です。化粧品のポスターでが、モデルさんの肌の色が美しく見えねばなりません。旅行ポスターにおいては、旅先の景色の「空気感」までも再現し、旅心を誘うようなポスターを作れねばなりません。

アートスキャナの技術者は、「色の職人たち」です。デジタル印刷においては、色には番号が振られています。技術者に、色を見せると、たちどころに色番号を言い当てます。ほとんどの色の色番号を暗記しているのです。

■　ISMS、MIS、QMSが果たす役割 　　　　～　素晴らしい会社になる。強い会社になるための仕組み。

MISは、製版を行うための基幹システムです。そのMISの取り扱い手順を標準化するための規格がQMS、ISMSという位置づけになります。

製版も製造業であり、このオフィスは「工場」と同じです。工場では、普通、生産管理システムを導入し、進捗管理や、原価計算を行います。印刷業にとってのMISは、工場にとっての生産管理システムに相当します。そしてISMS、QMSは生産管理システムを正しく使って、良い製品を製造するための、標準業務手順に相当します。

■　MIS（経営情報システム）の導入で実現したかったこと

--　アートスキャナがMISの導入により実現したかったことは何ですか。

以下の三点です。

1. 工程管理、原価計算などの徹底
   
   
2. 工程の完全ペーパーレス化（作業の手戻りの根絶）
   
   
3. 進捗、受発注の明確管理（理不尽な注文への”泣き寝入り”の防止）

--　第二のポイント、「工程の完全ペーパーレス化（作業の手戻りの根絶）」とは具体的には。

弊社が独自開発したMIS（「柔ら@貝」では、紙はいっさい出力しません。作業員の机の上に、帳票が置かれることはありません。すべての作業指示情報は、JDF（Job Discription Format：作業記述標準形式）という規格に則り、各作業員のパソコンに電子的に配信されます。

作業内容の変更も、すべてMISへの入力を通じて行います。変更内容はMISを通じて、すべての作業員にリアルタイムに伝わります。転記ミスや入力漏れは原理的にありえません。

これにより、作業の混乱、手戻りは最小限となり、原価の高騰を防止することができます。顧客満足の向上と粗利の確保が、同時に実現できます。

■　MISの効果　～　"泣き寝入り"しない体制作り

--　「進捗の明確管理（それを通じての”泣き寝入り”の防止）」とは

印刷の営業マンは、若い頃、一度は苦い経験をします。

ある日、得意先がとつぜん電話で超短納期の仕事を依頼してくる。使用する用紙はちょっと特殊で、しかも大量に必要。あわてて用紙業者に電話で発注して、納期に間に合わせようとする。そんな時に限って、用紙が納入された後になって「あの仕事はボツになりました」とあっさりキャンセルをくらう。そして「この分はこんど他で埋め合わせるからさー」と意味不明のやりとりが続く。

これは、飲食店で焼き肉定食を注文し、料理が出来上がる頃になって、やっぱりラーメンに変更と言い直すのにも等しい、不条理な事態です。この不条理がまかりとおるのが、印刷業界の遅れている点です。

このような不条理を無くすためにも、印刷業者側で、業務手順、発注手順を明確定義し、理論武装、情報武装する必要があります。

■　ISMSとQMSの役割　～　MISという仏に魂を入れる

--　ここまででMISの位置づけと効果が分かりました。続いて、ISMS、QMSの位置づけと効果についてお聞きかせください

仏作って魂入れずという言葉があります。MISという情報システムを作っただけで、すべての問題が魔法のように解決するわけではありません。業務手順、運用手順を明確に定義し、その実行を周知徹底させて、はじめてMISの導入効果が上がります

--　なぜQMSとISMSの二つが必要なのですか。

しかしQMS（品質管理標準）は、コンピュータが一般化する以前に作られた規格なので、情報の品質確保の概念がありません。その部分は、ISMSで補わねばなりません。

■　ISMS導入のコツ　～　規定でガチガチにしなくても合格できる

--　アートスキャナは、今回、どのようにしてISMSに対応したのですか。

ISMSの導入で、業務を『がんじがらめ』にしないよう気をつけました。ISMSというと、「ガチガチに規制する」というイメージがありますが、実際は、柔軟性が高い規格です。自社に合った業務手順を自分の頭で考え、それが事業の継続性やセキュリティレベルを十分に担保するものであれば、許容されます。

--　「ISMSの導入で、業務を『がんじがらめ』にしないよう気をつけた」…。何かの実例を教えていただけますか。

入退室管理のセキュリティの例でご説明します。今日、みなさんに社内に入っていただきました。しかし、みなさんは胸に「VISITOR」の名札をつけることもなければ、入室時に社名や名前を紙に書いたりもしませんでしたよね。

--　言われてみればそのとおりです。そんな、ゆるい運用で、ISO27001を取得できたとは意外です。

何を以て「ゆるい」と定義するかです。弊社では、お客様にオープンに接したいと考えているので、名札や入室者名簿は使いたくありませんでした。そのかわり、「社内に外部の人が来た場合は、必ず誰かがアテンドする」、「知らない人がいたら挨拶する」というきまりを設けました。こうすればセキュリティレベルとお客様コミュニケーションをバランス良く両立させられます。

要は、自分の頭で考えて、自社に合った仕組みをつくればよいのです。ISO27001はそれを受け入れてくれる柔軟な認証制度です。

■　ISMS導入のコツ　～　USBメモリは絶対に有害

--　ISMS導入に伴い、禁止した行為はありますか。

USBメモリは全面禁止にしました。悪意を持った人間は、USBメモリを積極活用します。あまり公にされていませんが、重要なデータが持ち出されるケースのほとんどの場合は、手のひらに隠れる、USBメモリが媒体になっているようです。

インターネットは「悪意を持った人は利用しないこと」を前提にしたシステムです。裏を返せば、ひとたび悪意を持つならば何でもできてしまう恐ろしいインフラです。

USBは便利ですが、特別な許可がない限り、持ち込みや使用を禁止することにしました。

■　ISMSは社内でどれぐらい遵守されているか

--　今、ISMS業務手順は、社内でどのぐらい遵守されていますか。

ISMSやQMSという言葉を社員が意識することはほとんどありません。ISMS(QMS)は、それほど日常の業務手順に溶けこんでいます。

新入社員が入社し、業務手順を習ったとします。業務は、かならずMISを使って行います。MISの使用方法は、ISMS（QMS）に準拠しています。つまり、その新入社員は、無意識のうちにISMS（QMS)に準拠した動きを会得することになります。いきなり審査員が抜き打ちでやってきたとしても、その新入社員は合格点をもらえるでしょう。

■　ISO27001を取得して良かったと思うこと 　　　～　普段、考えたくないことをあえて考えさせられた

--　その他、ISO27001を取得して良かったと思うことはありますか。

ISMSでは「事業継続」が重要なキーワードになります。地震が起きても、火事が起きても、雷が落ちても、台風が来て近くの神田川が増水して、地下一階のこのオフィスに水が流れ込んだとしても、それでも事業が継続できるよう、業務手順を明確化しないとISO27001を取得できないのです。

このような「大事なことだが、普段は考えたくないこと」を、無理矢理考えさせられる機会が得られたのは、良かったと思います。

■　部屋全体がクリーンルーム

--　ところで、上条さんの後ろにあるそのマウントラックはもしや…