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研修・カウンセリング会社 プライバシーマーク取得事例
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■ ワークストラスト お客様に聞く - キャリアプロジェクト
| 企業向け研修・カウンセリングを行う株式会社キャリアプロジェクト（東京・豊島区）は、プライバシーマークの自主取得に挑戦をしている。ワークストラスト「プライバシーマーク自主取得コース」を受講したばかりの興津祥子社長と中村弘子氏に、受講の理由、受講後の感想などを詳しく伺った。 |
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| もくじ |
- キャリアプロジェクトの業態について
- 「プライバシーマーク取得は大変」と思っていた
- 「自主取得」という言葉に興味を持つ
- コンサルタントと面談して受講を即決
- 「自主取得コース」はどのように行われたか
- 「自主取得コース」受講のメリット
- 自主取得の上で気をつけていくこと
- 今後の期待
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― キャリアプロジェクトの業態について教えてください。
キャリアプロジェクトは、女性3人の研修会社です。3人全員が講師、そしてカウンセラーを務めます。新人研修、マナー研修などの一般研修のほか、キャリアプロジェクトが最も得意としているのは「メンタルヘルス」をテーマにした企業研修および企業内カウンセリングです。最近ではキャリアカウンセリング等、個人を対象にしたサービスにも力を入れ始めました。2004年に設立、今年で4年目になります。
― キャリアプロジェクトではワークストラストをどのように活用していますか。
キャリアプロジェクトは2008年4月、ワークストラストの「プライバシーマーク自主取得コース」に申し込み、5月初旬に3人全員で同コースを受講しました。
― 「プライバシーマーク自主取得コース」とは何ですか。
コンサルタントによる定期指導をお願いせずに、自社でプライバシーマークを取得したい企業向けの個別講座です。ワークストラストのプライバシーマークコンサルタントの方に来社いただき、丸1日をかけて自主取得のやり方の説明をしていただきました。
― キャリアプロジェクトがプライバシーマーク取得が必要になったのはいつからですか。
取得を本格的に考え始めたのは2007年暮れですから、設立から3年後のことです。プライバシーマーク取得の必要性は会社設立当初から重々感じていたものの、会社ができたばかりの頃は、お客様により満足していただくためのサービスの拡充が最優先でしたので、プライバシーマーク取得については棚上げの状態になっていました。「プライバシーマークを取るのは大変」というイメージを持っていたことも腰を重くしていた原因だったかもしれません。
― 「プライバシーマーク取得は大変」というと、例えばどんなことですか。
まず、コンサルタント費用に多大なお金がかかるものだということ。そして、設備投資が必要だということです。「プライバシーマークを取得するには、オフィスの出入り口にセキュリティドアをつけたり、警備会社と契約しなければならない」という話を知人から聞いていました。でもキャリアプロジェクトのような少人数の会社がそんな大げさな設備をしても意味がありません。プライバシーマークを取得するのはもっと会社が大きくなってからでないと無理なのだと思っていました。
― では今回、取得することになったきっかけは何ですか。
今後の方針として、カウンセリング業務の拡充を決めたのがきっかけです。新たにカウンセラーの採用も予定しており、今後はますます扱う個人情報が増えていくことが予測されます。お客様にとってより安心できる企業となるにはこのタイミングで取得が必要と判断しました。2008年に入ってすぐのことです。
| ■ 「プライバシーマーク自主取得」という言葉に興味を持つ |
― 取得することを決めて、どうされたのですか。
今まで、プライバシーマークに関しては人からの情報だけに頼っていたので、どんなコンサルティング会社、どんなサービスがあるのか自分で調べてみようとインターネットで検索してみました。いろいろ見た中で、ワークストラストのページは価格が明示され導入事例などもたくさんあってわかりやすいので気に入りました。そして、「プライバシーマーク自主取得コース」という言葉に自然に目が止まりました。
― 一般的なコンサルティングではなく、自主取得に興味があったわけですね。
 はい。「自主取得」については、前々から選択肢の一つとして頭の隅にありました。今日は来ておりませんが、弊社取締役の江口という者が前職でISO9001の担当として取得をしたことがあり、「もしプライバシーマークも同じような手順であれば、コンサルタントを頼まなくてもできるかもしれない」と言っていたからです。
10万弱のDVDパッケージなどを参考にして自主取得を行うことも考えました。でもそういったものは安価なのはよいけれど、あくまで一般論だけです。キャリアプロジェクトの場合についての記述などは当然ありませんから、たとえ取得できたとしても、膨大な時間がかかりそうです。自主取得を行うにしても、何かしらのプロのアドバイスは必要だと思っていました。
ですから、ワークストラストの「プライバシーマーク自主取得コース」の説明にあった、「御社の業務内容に合わせ、どのようにカスタマイズをしていったらよいのかをマンツーマンで説明する」というのを読んで、これはよいと思いすぐに問い合わせをしました。ワークストラストからはその日のうちに、「ヒアリングシート」が送られてきたので、記入して返信し、コンサルタントとの面談を申し込みました。
― コンサルタントとの面談はいつ行ったのですか。
3月中旬、3人の時間を合わせてコンサルタントさんに来ていただきました。プライバシーマークを取得するには何が必要で、どんなことをしなければならなくて、そのうち「プライバシーマーク自主取得コース」はどこまでやるか、というお話をしてもらいました。明快な説明でした。
心配していたセキュリティ設備について伺うと、「現状のまま何もする必要はありません」と言ってくださったのでほっとしました。また、江口が前職でISO取得の担当者だったことを話すと、「それならば取得の流れはよく似ているので、心強いですね」言っていただきました。
「自主取得、やればできるかもしれない」と自信が出た一方で、 「ここはずいぶん良心的な会社だなあ」とも思いました。ここで標準的なコンサルティングコースである98万円の「プライバシーマークBasicコース」を私たちに薦めれば、会社としてもっと儲かると思うのですが、そのような押しつけは一切なく、好感が持てました。
※ワークストラストコンサルタントから一言
商談の時に、ただ価格が安いからという理由でこのコースを選んでいる方はやんわりとお断りしています。キャリアプロジェクトさんはISO取得経験者がいらっしゃいましたので、自主取得が可能であると判断し、おすすめしました。
― 「プライバシーマークBasicコース」は全く検討しなかったのですか。
検討はしました。でも、98万円を出しても、私たちがやる業務の内容が変わるわけではありません。どのみち個人情報の洗い出し、リスク分析などの作業はしなければならないわけです。さらに、定期的にコンサルタントがいらっしゃるとなれば、全員同席を希望していますので、3人の日程調整が大変です。3人それぞれが講師として毎日飛び回るキャリアプロジェクトのような会社は、「プライバシーマークBasicコース」よりも、自分たちの仕事状況に合わせてペース配分ができる自「プライバシーマーク主取得コース」のほうが向いていると思いました。
コンサルタントさんがお帰りになった後すぐ、みんなで話をして、「じゃ、やろう。自主取得コースをお願いしよう」ということになりました。4月に申し込みをし、みんなの時間が取りやすい連休のはざまの5月初旬で日程を決定、受講しました。
| ■ 「プライバシーマーク自主取得コース」はどのように行われたか |
― では、実際に「プライバシーマーク自主取得コース」がどのように行われたのか伺っていきます。コース受講に当たって、何か事前準備は必要なのですか。
特に事前の勉強などの必要はなく、3人とも全くゼロの状態で受講の日を迎えました。ワークストラストからは事前にメールで「マニュアル」と「各種サンプル」が送られてきましたので、それを人数分印刷しておきました。
― 「マニュアル」とは何ですか」
プライバシーマークの文書テンプレートで、ワークストラストが通常のコンサルティングで使用しているものだそうです。これをテキストのようにし、どこを自社向けにアレンジしていくかというような具体的な話で進んでいきました。
― 講義のように一方的に話を聞くスタイルなのでしょうか。
いえ、講義という感じではなく、まず説明を受けてわからないことはその都度質問に答えていただく形式で行われました。
最初は、今後やるべき業務量の多さに圧倒されました。業務委託先の会社まで追いかけて個人情報の洗い出しを行わなければならないなどは初めて知ることで、思っていたよりもやることが多そうだなと。でも、大変だなと思う反面、これは会社にとって非常にいいことだとも思いました。
― どのあたりが「非常にいい」と思ったのですか。
「個人情報の洗い出し」という作業は、業務整理、業務分析なのだということに気づきました。これをマニュアルに沿って行っていくことにより業務の標準化ができ、今後新入社員が入ったときの教育にも使えると思いました。そう考えれば一見面倒で後ろ向きに思える作業も、前向き、建設的な業務になり、楽しんでできるかもしれません。
午前、そして午後と時間が進むにつれ、最初「人ごと」のようにして聞いていたことが徐々に自分たちの具体的作業に置き換えて考えられるようになりました。するとどんどん疑問がわいてきて、かなりたくさん質問したと思います。コンサルタントさんにはその一つ一つに丁寧に、そして的確に答えていただきました。
 ― コースは何時間行われたのですか。
朝10時に始まり、終わったのが20時半でした。最初は、10時から17時ぐらいまで、普通のオフィスアワーで終わるのかな、と思っていたのですが、20時を過ぎてしまったのは私たちが質問攻めにしたからかだと思います（笑）。
― 長時間で疲れませんでしたか。
終了後はさすがにちょっと疲れましたが、1日を有効に使えたという充実感のほうが大きかったです。受講前には漠然と「やらなければ」と思っていたことが、受講後は具体的な行動リストになり、プライバシーマークを取得までの見通しがつきました。後はそれをやっていくだけです。
| ■ 「プライバシーマーク自主取得コース」受講のメリット |
― 実際に受講されてみて、「プライバシーマーク自主取得コース」の受講のメリットは何だと思われますか。
「プライバシーマーク自主取得コース」を受けるメリットは3つあると思います。
メリット１：「時間が大幅節約できること」
たった1日でプライバシーマーク取得のためのすべてのプロセスの説明を受け、ポイントを学ぶことができました。それも一般論ではなく、自社向けのカスタマイズの方法を教えてくれました。
.jpg) メリット２：「カスタマイズ箇所が一目でわかるマニュアル」
ワークストラストのマニュアルは、他のコンサルティング会社のものと比べて分量が少ないのでやりやすいということは聞いていましたが、それに加えてカスタマイズするべき箇所が赤字になっているところが非常に便利だと思いました。マニュアルのページをめくっていって、赤字になっているところを自社向けに書けばいいと思うと気が楽です。
メリット３：「プライバシーマーク管理ツール」
自主取得コースに申し込むとExcelベースの管理ツール（Pmark Plus）を付属でいただけるのですが、おまけのようなつもりでいたら、これがとても使いやすくて便利でした。こういうツールも込みでの受講価格なので、非常にリーズナブルに感じました。
― 逆に「もっとこうだったらいい」という要望はありますか。
サンプル文書の右肩あたりにインデックスをつけて欲しいと思いました。メールでいただくときにはフォルダごとになっているのですが、印刷してしまうとどの文書がマニュアルのどこに対応しているサンプルなのかわからず、受講時に文書を探すのにちょっと苦労しました。
※ワークストラストコンサルタントから一言
早速ご意見を反映させていただき、マニュアルとサンプル文書の対応ができるように工夫しました。貴重なご意見ありがとうございます。
― キャリアプロジェクトではプライバシーマーク取得はいつ頃を予定していますか。
2008年12月の取得を目標としています。6月末までに個人情報を整理し、その後リスク分析を行っていく予定です。
― 今後自主取得を行っていく上で気をつけていくこと、心がけていることがあれば教えてください。
マイルストーンになるコンサルタントの定期訪問がない自主取得では、油断をすると作業がずるずる後回しになる可能性があります。それが私たちが一番気をつけなければならないことだと思っています。そうならないために、きちんとした作業プランを立て、それを必ず守っていこうね、と言っています。
また、メンタルヘルスの専門家としての立場で言えば、「取得業務を必要以上にストレスに思わない」ことも大事だと思っています。先ほど述べたように、個人情報の洗い出しやリスク分析を「自社の業務分析となる前向きな作業」として取り組みたいと思っています。
― 今後の期待があれば教えてください。
ワークストラストさんの丁寧なご指導には感謝しています。コースは終わってしまいましたが、私たちはこれからが本番です。良いご報告ができるように3人で頑張りたいと思います。ありがとうございました。
お忙しい中、ありがとうございました。
※ キャリアプロジェクトのWebサイト
※ 取材日時 2008年5月
※ 事例制作 カスタマワイズ
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