プライバシーマーク ISO27001 の取得更新教育｜プライバシーマーク新宿駅から、最も近い人材派遣会社

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新宿駅から、最も近い人材派遣会社

■ 　ワークストラストお客様に聞く　-　ハンドハンズ株式会社

今年１０月にプライバシーマークを取得した、人材派遣会社のハンドハンズ。取得を担当した管理部の小野部長に取得までの道のりを伺いました。

なぜＰマークを取得しようと思ったか
大変だと思っていたＰマーク取得作業
コンサルタント会社の選択
費用について
Ｐマーク取得までの流れ
コンサルタント会社を利用して良かった点
これからＰマークを取得する方へのアドバイス

■　なぜＰマークを取得しようと思ったか

--　ハンドハンズの業態について教えてください　

ハンドハンズ株式会社は新宿駅から、最も近い人材派遣会社です。
駅から濡れずに来ていただける利便性と長期で安定したお仕事をご紹介できるのが特色です。　設立は１９９９年、登録スタッフは３０００人です。

--　ハンドハンズがＰマーク取得に取り組んだ理由を教えてください

当社は登録スタッフ３０００人の人材派遣会社です。個人情報の取り扱いにはきちんとした対策が必要だと感じＰマーク取得に取り組むことにしました。
人材派遣業というのは個人情報を多く扱う業態ですので、登録スタッフの安心感、派遣先への信頼という視点からも重要だと判断しました。

■　大変だと思っていたＰマーク取得作業

--　Ｐマーク取得作業に対する最初の印象を教えてください

まず思ったのは、費用がかかるだろうなという事と、大変だろうなという事です。
実はそんな想いがあり、これまでＰマークの取得を先送りにしていたんです。

--　先送りにしていた取得に踏みきったきっかけと経緯を教えてください　

直接のきっかけは特にありません。
費用がかることや取得作業の大変さとＰマークの必要性とメリットを天秤にかけ、じわじわと取得する方に傾いていったという経緯です。

--　プライバシーマーク取得に着手する前と後で、作業の印象は変わりましたか

Ｐマーク取得に着手する前は具体的にどのような作業をするのかわからなかったので、漠然と「作業が大変で面倒だ」と思ってました。
実際に取得作業を始め、全体の流れが見え始めてからは「こういうものか」という印象に変わりました。

作業量は確かに少なくありませんでしたが、コンサルタントがいるので「今が何合目で、頂上まであとどのくらいか」ということが教えてもらえます。あとどれくらいでゴールかというところがわかるのとわからないのは大きな違いでした。
おかげさまで途中で投げ出さずにゴールにたどり着けたと思っています。

■　コンサルタント会社の選択

--　コンサルタント会社の利用は始めから決めていたのですか

始めから決めていました。
専門家の導きがないと難しいですね。できないこともないとは思いますが、思考錯誤しながらいたずらに時間を浪費してしまうのは効率的でないと考えました。

--　どのようにしてコンサルタント会社選びをしたのですか

インターネットの検索から見つけた会社と得意先から紹介された会社、あわせて１０社程度を比較検討して選びました。
特に重要視したのは、費用とＰマーク取得の専門業者であるという点です。

サービス内容はもちろんですが、まずは経費を抑えられるところ、追加料金が発生しないところに絞り込みました。最初に決めた予算で最後まで面倒をみてくれるところでないと困ります。

また、兼業でなんでもやっているような業者ではなく、Ｐマーク取得のコンサルタントを専門でやっている会社というのも希望でした。片手間でやっている業者よりも専門業者の方が信頼できますから。

--　ワークストラストに決めた理由を教えてください

決めた理由は３つあります。

１つ目は費用です。ワークストラストは訪問回数が無制限ですし、審査のリハーサルも無料です。
他社と比較してサービス内容が充実しているのに費用が手頃だと思いました。

２つ目は対応の良さです。
問い合わせをした他の会社が資料を送ってくるだけだったり、メールでの回答や電話での回答だけだったのに対し、ワークストラストは直接来社して説明をしてくれました。抽象的でわかりずらい他の会社の説明に比べ、明確で丁寧な説明をしてもらったことで、ここであれば最後まで責任を持ってやってくれそうだと感じました。

３つ目はこちらのペースを配慮してくれそうだったことです。
Ｐマーク取得の為の作業も大事ですが、普段の業務にシワ寄せが出てしまっては困ります。こちらのペースにあわせて付き合ってくれる柔軟な対応もポイントでした。
得意先から紹介されたところを断るのは心苦しかったですが、長いお付き合いになるので納得できるところを選ぶことにしました。

■　費用について

--　費用について教えてください

当社はベーシックコンサルティング９８万円でお願いしました。
他社と比べて低価格でサービスが充実しています。
何度来てもらっても、それが料金に跳ね返らない。フルサポートで追加料金がないというのは心強いものです。

■　Ｐマーク取得までの流れ

--　Ｐマーク取得までの流れを教えてください　

私がやってきた作業の流れを説明すると、大きく４つ

の段階に分けられると思います。

個人情報の洗い出し
リスクの洗い出し
リスクに対する対処
文書化と教育

１は個人情報の概念を理解、社内で保有する個人
情報を洗い出す作業。
２はその情報を管理するうえで、どのようなリスクが
あるかを洗い出す作業。
３は２であがってきたリスクをなくすための対策を実行。
４の文書化は、雛形を自分の会社にあわせて整合性がとれるように直す作業です。

--　苦労された点を教えてください

社内で扱っている情報の中から、漏れのないように個人情報を洗い出す作業に時間がかかりました。
この作業というのはやり始めるとキリがないというか、どこまでやったらいいかの線引きが難しい作業です。適切なアドバイスをもらったおかげでやり遂げることができたと思っています。

雛形を自分の会社に置き換えて修正するのも意外に大変でした。
ただ何も考えずに雛形のままにすると、実態との整合性がとれなくなってしまったりするので必ず修正しておかなければなりません。
地道な作業が必要とされる部分です。

■　コンサルタント会社を利用して良かった点

--　独力ではなくコンサルタント会社に頼んで良かった点を教えてください

期間も予算も予定通りにＰマークを取得できた

ことです。
作業量は少なくありませんでしたが、今、全体
の中でどの部分の作業をしているのかという事、
山登りに例えると何合目かという事を教えても
らったので投げ出さずに続けることができました。

コンサルタント会社を利用することにより、効率
よく進められたと思います。
おかげさまで業務への支障が少なくてすみました。

--　ワークストラストにして良かったという点があったら教えてください

ワークストラストの良かったところは、なんといっても「こちらのペースに合わせてくれた」ということです。
Ｐマーク取得のためにはマニュアル作成や資料作りなど膨大な作業を本業と並行してこなさなければなりません。当然、当初の予定どおりに進まないこともあります。

聞くところによると、大手コンサルタント会社に依頼すると、そういったユーザー側の事情におかましなしに先方の都合でスケジュールが進んでいくとか。
それではたまったものではありません。

その点ワークストラストは作業が遅れたときでも、いつも臨機応変な対応をしてくれました。効率重視の大手に頼んでいたら、このような細かな対応は望めなかったと思います。

■　これからＰマークを取得する方へのアドバイス

--　これからＰマークを取得する方へのアドバイスをお願いします

始めてしまえばＰマークは必ず取得できます。
論理的な思考のできる方にはそう難しくはないはずですので、うまくコンサルタントを利用して効率よく取得されるといいと思います。

最後まで一定の料金でやってくれて、こちらのペースを考慮しながら進めてくれるコンサルタント会社を選ばれるといいでしょう。

お忙しい中、有り難うございました。

※取材カスタマワイズ
※取材日時　２００７年１０月
※ハンドハンズのホームページ　http://www.handhands.co.jp/